Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu, sebaiknya anda simak beberapa hal yang harus anda perhatikan saat menerima tamu atasan di kantor.
Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang, segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut dan ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.
Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.
Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.
Tetapi jika atasan anda bersedia menemui atasan, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.
Yang perlu anda ingat adalah sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu sering kali mencerminkan citra perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Jadi jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembagai lain yang berkepentingan dengan perusahaan. Semoga berhasil.
Seorang Sekretaris Profesional memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepatmenyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopandan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segalasesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yangberkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khususdengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik,koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari sepertimenerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agendapimpinan dll/Pada era teknologi informasi global sekarang ini akan lebih bagus lagibila seorang sekretaris mampu memiliki pengetahuan dan ketrampilandalam mengelola sumber daya manusia perusahaan, khususnya bagiperusahaan skala kecil hingga menengah yang mempunyai banyak kantoratau cabang di berbagai negara bahkan di belahan dunia yang lain.
Saat ini telah ada sebuah aplikasi Human Resource Management yangsangat mudah dipelajari dan digunakan, yaitu OrangeHRM.
Seorangsekretaris yang terampil juga dalam mengelola informasi sumber dayamanusia akan memberikan manfaat dan efisiensi yang besar bagi perusahaan
